L I T T L E B U M

Hoe breng je slecht nieuws? ♥

Iedereen heeft te maken met slecht nieuws. Je contract wordt niet verlengt, de reparatie van je laptop gaat langer duren dan verwacht of de jurk die je uitgeleend hebt komt kapot terug. In sommige gevallen sta je aan de andere kant: dan ben jij degene die het nieuws moet brengen. Natuurlijk is dit enorm lastig om te doen. Gelukkig zijn er een aantal punten waarop je kunt letten om het gesprek soepel te laten verlopen. Lees verder voor mijn tips!

De beknopte versie van slecht nieuws brengen gebeurt in drie stappen:

1. Deel de klap uit.
2. Vang de reactie op.
3. Los het probleem op.

Deze drie stappen zijn zeker beknopt, toch geven ze een goed beeld van hoe het gesprek verlopen moet. Duidelijk is dat er niet lang gewacht moet worden met het uitdelen van de klap. Oftewel: het slechte nieuws brengen. Waarom niet? Omdat het gesprek dan onnodig lang duurt waardoor de ontvanger in spanning wacht op wat er komen gaat. Wat centraal staat in een gesprek waarin slecht nieuws gebracht wordt is het volgende:

– Het slechte nieuws is onomkeerbaar en niet onderhandelbaar.
– De ontvanger staat centraal in het gesprek.
– De ontvanger bepaalt zelf in hoeverre het slechte nieuws hem raakt.

Dit laatste punt is misschien wel het meest belangrijk. Een professioneel gesprek of niet, jij bepaalt nooit voor iemand anders hoe erg het nieuws hem raakt. Er is wettelijk niet vastgelegd dat je maar drie dagen mag huilen om je dode kat. Of dat je het niet erg mag vinden dat je je baan kwijt raakt. Natuurlijk mag je advies geven, maar ook wanneer jij dezelfde of een soortgelijke situatie hebt meegemaakt kan jij niet bepalen hoe de ander reageert op het nieuws.

In de rouwcurve van Kubler-Ross is vastgelegd door welke fases iemand gaat wanneer hij slecht nieuws ontvangt.

k

In deze curve is duidelijk te zien hoe een mens omgaat met slecht nieuws. Ook hierin staat niet aangegeven hoe lang de periode van verdriet/depressie duurt of wanneer iemand uit de ontkenningsfase komt. Oordeel hier dus ook niet over lieve mensen. Hoe erg is het wanneer je én slecht nieuws krijgt én de persoon die je zo erg vertrouwt dat je het nieuws ermee deelt zorgt voor nog meer negativiteit door te zeggen dat jij het niet goed doet.

Er is ook nog een uitgebreide versie van het stappen-plan. Er zijn talloze variaties mogelijk, iedere kenner benadert het net iets anders dan de ander. Toch wil ik de volgende nog wel met jullie delen, deze geeft namelijk iets meer de inhoud van het gesprek weer.

1. Introduceer kort. Bij een professioneel gesprek vertel je wie je bent en wat je doet. Bijvoorbeeld: Mijn naam is Alicia Koster en ik ben juridisch medewerker voor advocatenkantoor De Advocaat. Wanneer het een iets gesprek is dat wat losser aanvoelt kan je nogmaals duidelijk maken waarom jullie bij elkaar zijn gekomen, refereer naar een eerder gesprek bijvoorbeeld. Houdt het echt kort, je wilt de ontvanger niet te lang laten wachten op het nieuws. Het zou dan aanvoelen als een finale van The Voice Of Holland waar Martijn Krabbé twintig minuten vol weet te praten voordat je de uitslag  krijgt. Ben ik trouwens de enige die zich hieraan stoort?

2. Deel de klap uit. Fijner gezegd: breng het slechte nieuws. Vertel duidelijk wat de beslissing is en wees volledig.

3. Vang de emoties op. Dit is lastig. Het verschilt per persoon hoe heftig iemand reageert op het nieuws. Geef de ontvanger in ieder geval de ruimte om te reageren. Op het moment van brengen ben jij onderdeel van het verwerkingsproces van de ontvanger.In deze fase is het belangrijk jezelf niet te verdedigen maar je te focussen op de emotie van de ander. Let er wel op dat de emotie van de ander ook daadwerkelijk van de ander blijft. Het is niet jouw leven, situatie of gevoel. Dit klinkt hard, is het ook wel, maar dit is een enorm belangrijk aspect. Je moet helder blijven, jij moet het gesprek namelijk leiden. Blijf menselijk, maar probeer jezelf zo goed als het gaat af te sluiten voor de emoties, je moet helder blijven.

4. Licht de argumenten toe. Dit is het moment dat je uitlegt hoe er tot een beslissing gekomen is. Je voelt aan wanneer je gesprekspartner hier klaar voor is. De woede of het verdriet is wat gezakt en je zal nu de ruimte krijgen om uitleg te geven. Het heeft eerder geen zin om een uitleg te geven, de ontvanger zal het niet horen of niet tot zich nemen omdat hij te veel bezig is met de emoties of woede. Geef in ieder geval een duidelijke uitleg, zorg dat je je woordgebruik aanpast op je ‘publiek.’ Vaktermen zijn natuurlijk leuk, wel minder handig wanneer de ander niet weet waar het over gaat.

5. Na de uitleg kunnen de emoties weer naar boven komen. Ook nu geef je daar weer ruimte voor. Pak het weer op zoals je eerder deed. Rust en een deel van verwerking bieden is het enige wat je kan doen in dit gesprek, zorg dus dat je hier niet tekort schiet. De ander zal zich dan ongehoord en onbegrepen voelen, waardoor hij het gevoel kan krijgen dat het jou niet interesseert. Dit kan weer zorgen voor onnodige discussies die beginnen met ”Jij snapt het toch niet” en ook eindigen met ”Jij snapt het toch niet” waar je niets mee opschiet. En als het je echt niet interesseert moet je zorgen dat je enigzins kan acteren haha!

6. Hoe nu verder? Dit is de vraag die centraal staat in de afrondingsfase van het gesprek. Maak duidelijk óf er opties zijn en welke dat zijn. Wanneer jij denkt dat het geen zin meer heeft om een second-opinion aan te vragen mag je dit zeker duidelijk maken, vermeld dan wel dat die optie er is en waarom jij denkt waarom dit geen zin heeft. Hier is duidelijkheid ook weer erg belangrijk. Ik leer tijdens mijn studie om dit soort gesprekken in de juridische sector te voeren. In zulke gevallen kan het natuurlijk niet zo zijn dat je verkeerde of halve informatie geeft. Maar ook in een wat losser gesprek is het niet fijn als je niet weet wat je voor opties je hebt en of die er uberhaubt zijn. Vervolgens kan je het gesprek afsluiten op de manier die jij het meest passen vind en eventuele afspraken vastleggen.

Deze variant is natuurlijk een stuk duidelijker omdat, door middel van een meer uitgebreide volgorde, de inhoud een stuk duidelijker is. Dit kan ook tegen je werken omdat je hierdoor het gevoel krijgt je vast te moeten houden aan dit gespreksmodel. Het ligt er maar net aan wat voor soort persoon je tegenover je hebt zitten, iemand die extreem boos wordt kan makkelijk roet in jouw planning gooien, want jij was pas bij het deel dat je de klap uit deelde en hij al bij het deel van de reactie. Belangrijk is dus aan te voelen wat waar je gesprekspartner  behoefte aan heeft. Dan kan je vanzelf bepalen of deze persoon extra ruimte nodig heeft om de emoties kwijt te kunnen en kan het gesprek vanaf daar voortgezet worden.

Wanneer je een professioneel gesprek voert is het belangrijk de stappen goed op te volgen omdat het voor de ontvanger van levensbelang kan zijn om juist te begrijpen wat er gaat gebeuren. Wanneer je een gesprek voert met je zus waarin je slecht nieuws brengt kan je deze tips gebruiken als handigheidje. Je hoeft je er niet erg strikt aan te houden.

Het is een vak apart. Niemand vindt het leuk om slecht nieuws te ontvangen, probeer dus iemand te zijn die het goed aanpakt. Ik heb mijn tips deels uit het boek ‘Gespreksvoering in de juridische praktijk’ gehaald wat wordt aanbevolen tijdens mijn studie en is aangevuld met praktijkervaring die ik opdeed tijdens mijn assessment. Het boek staat vol  met informatie over gesprekken voeren en is zeker aan te raden wanneer je dit interessant vindt!

Ik hoop dat je  iets aan mijn tips hebt gehad, of dit nou in professionele vorm is wanneer je je zus uitlegt waarom er een gat in haar jurkje zit… In het laatste geval is heel hard ‘sorry’ roepen en wegrennen misschien de beste optie 😉

infolawschoolslecht nieuws

littlebum.nl • 25 januari 2015


Previous Post

Next Post

Geef een reactie

Your email address will not be published / Required fields are marked *